非营利性营销博客

5个电子邮件回复’s and Don’ts

任何经常使用电子邮件与同事或其他专业联系人沟通的人都可能注意到,尽管它有很多积极,但电子邮件也可能令人难以置信地效率低下。

考虑一下:在两天的过程中,你有多少次与同事一起排列了一段半个消息只是为了安排会议?你浪费了多少小时的生活,试图破译遗漏缺少一个关键词?您今天中断了多少任务,因此您可以回复刚刚到达您的收件箱的票据?当您考虑电子邮件姿势有多少问题时–你的非营利组织有多少’S的工作人员使用它每天沟通–您可以开始看到此工具实际上可能妨碍您的组织的多少’允许做事的能力。

好消息是,您可以在不放弃电子邮件的情况下恢复效率状态;你只需要摆脱一些不好的电子邮件习惯–并说服你的同事做同样的事情。

唐’T对发件人做出任何假设’s emotional state.

除非发件人实际上阐明了他或她对你生气的事实,否则不要’T假设打算发送粗鲁的响应– you just don’T.肯定。大多数人都aren’伟大的作家,所以它’发件人可能没有’在另一个人读取时,意识到他的信息如何听起来。他甚至可能一直试图通过讽刺开创笑话,这是一个少数人实际上可以以书面形式脱落。

如果您收到一封确实让您的心脏跳过的电子邮件,请在阅读它时,尝试在您回复之前从消息中散步并重新阅读。看看那里’解释纸币的任何其他方法;您甚至可能希望别人看看消息并提供她的印象。

唐’T通过发送情绪充电的反应,升级冲突。

如果您确实决定发件人打算向您发送粗鲁的电子邮件,请不要’通过发送同样收费的响应,使问题更糟糕。这样做可能会开始一个令人讨厌的电子邮件的恶性循环– after all, it’很容易隐藏在你的电脑后面,从愤怒的消息中解雇你可能会不会的东西’T吧亲眼。拿起电话或设置一个人的会议,你’LL可能更容易到达问题的底部并解决冲突。

好的: 我们可以安排快速,面对面的会议或电话来讨论这个吗?

坏的: 哦耶?好吧,我想我’LL只是必须烧掉建筑物。

3.要求澄清。

如果您收到了一封没有的电子邮件’t quite make sense –例如,令人困惑的语法或没有标点符号–要求发件人澄清。它’要求澄清的速度较快,而不是重新读取消息四次,要求每个人对其意味着它的意见,并发送回答’t address the sender’S点。虽然您可以通过回复电子邮件询问更多信息,但通过电话或亲自澄清可能是一个更快的方法来获得问题的答案。

4.使用您的电子邮件软件’S内置工具可以帮助组织消息。

一些电子邮件客户端–包括Microsoft Outlook.–允许您设置有助于组织传入消息的规则,使得更容易快速查找特定消息并保持收件箱变得不必要的膨胀。

想要确保您从未忽略过董事的密钥电子邮件?如果你’使用Outlook 2003,“使用颜色组织”功能可以自动突出显示粗体红色主题线的电子邮件。您还可以通过将彩色标志分配给发件人来组织来自BOSS或其他重要联系人的消息。

另一方面,如果,你’re无法从电子邮件列表中跟上所有消息’ve订阅,您可以设置一个Outlook过滤器,它会自动将消息从该列表移动到单独的文件夹中,使其保持对收件箱的混乱。

(找出如何使用 Outlook 2003中的标志和消息颜色, 自动将项目移动到Outlook 2003中的其他文件夹, 在Outlook Express中设置过滤器, 或者 在Mozilla Thunderbird中设置过滤器。)

记得:你不’不得不立即回复每封信息。

除非您只能发送和接收电子邮件,否则它’非常漂亮的赌注,你有其他,更紧迫的任务要投入你的注意。作为一项决定的建议,唐’忘记让自己允许定期转向收件箱,以便您需要一些时间来完成其他活动。

版权所有:Chuplientor.

Source: http://www.techsoup.org/learningcenter/internet/page6175.cfm

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关于这个博客

Carrie Saracini.
内容营销经理

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